°ღ°╣●╠°ღ°.. منتديات أرقام الهواتف والعناوين والبريد الإلكتروني والوثائق الادارية ..°ღ°╣●╠°ღ°

**nirmin** · 12/10/2014

منهجيـة تحريـر المذكـرة

المذكرة أهم وثيقة للاتصالات الإدارية الداخلية حيث تعرض لقضية محددة، وتوجه في غالب الأحيان لشخص أو مصلحة بنفس الإدارة.

ويعتمد التمييز بين المذكرات، أساسا مقاربة موضوعية، هي الغاية التي ترمي إليها، والمضمون الذي تهدف إبلاغه بالدرجة الأولى، فإذا كان الأمر يتعلق بتقديم وعرض قضية معينة، فهي مذكرة تقديم وعرض، وإذا كان إخبارا بواقعة معينة، أو حدث بارز، فهي مذكرة إخبار، وإذا كان تقديم توضيحات أو بيان كيفية من الكيفيات لمجموعة أو عموم الموظفين، أو تنظيم مصلحة من المصالح، أو تقنين جانب محدد صادر عن سلطة عليا، فهي مذكرة إدارية أو مصلحية.....الخ.

أولا : تعريفهـا

المذكرة هي وثيقة إدارية داخلية تعالج قضية جارية وتوجه من مرؤوس إلى رئيسه أو من هذا إلى موظف تابع له، أو من زميل لزميله، كما تستعمل داخل المصالح المركزية أو الخارجية التي ينتمي إليها كل من المرسل والمرسل إليه، بحيث ينتميان معا لمديرية واحدة أو وزارة واحدة.

المذكرة هي التعبير الكتابي عن العلاقات الداخلية بين المصالح وهي القناة العادية لنقل التعليمات، أو تمرير المعلومات والأخبار، وفقا لتسلسل الإداري، وفي هذا السياق يمكن أن تستعمل كوسيلة لعرض قضايا على الرؤساء وحتى على الوزير نفسه.

ثانيا : تحريرهـا

يكتسي تحرير المذكرة أحيانا صبغة غير شخصية، حيث يخاطب المرسل إليه بضمير الغائب مع اسمه،

مثـال :

..........هذا ويطلب من السيد فلان .............أو................

غير أن هذه الصيغة أصبح العمل بها نادرا، ويقل استخدامها في الأساليب الإدارية الحديثة شيئآ فشيئا، إن لم يكن متجاوزا ويستعاض عنها في تحرير المذكرات باستعمال أسلوب مباشر وشخصي، كما هو الشأن بالنسبة للرسائل، ولا يلجأ إلى الصيغة غير الشخصية إلا في المذكرات الموجهة إلى مصلحة، وليس إلى موظف، لهذا يستحسن تفادي هذا النوع من الصيغ في تحرير المذكرات.

إذا كانت المذكرة موجهة إلى مساعد أو إلى مرؤوس، فإنها تعنون باسمه من غير الإشارة إلى صفته.

مثـال :

مذكـرة

إلى السيد فلان ..................

اللهم إذا كان المقصود إعطاء المذكرة صبغة رسمية أشد، حيث تكون مسؤولية المرسل إليه الوظيفية مقصودة في الموضوع ومعينة أكثر من غيرها.

مثــال :

مذكــرة

إلى السيد رئيس مصلحة التكوين المستمر.................

أما إذا كانت المسألة تتعلق بخلية إدارية خصوصية كديوان بعض الوزراء مثلا، ويكون بعض الأحيان تأليفه واختصاصاته غير واضحي المعالم، فإن عبارة مذكرة للديوان تكمل بعبارة"إلى علم السيد مدير الديوان" والذي يتولى هو توجيهها إلى المختص من أعضاء الديوان، لكن من المفيد أن توجه المذكرة لرئيس أو مدير الديوان نفسه.

وإذا دعت الضرورة توجيه المذكرة إلى شخص أو مصلحة تتبع سلطة إدارية أخرى في نفس الإدارة، فينبغي إضافة عبارة "تحت الإشراف" متبوعة باسم هذه السلطة، مراعاة لقواعد احترام التسلسل الإداري.

مثــال :

مذكــرة

إلى السيد رئيس مصلحة تسيير شؤون الموظفين

تحت إشراف السيد رئيس قسم الموارد البشرية.................

من جهة أخرى لا تحتوي المذكرة على عبارات الاحترام التقليدية المعهودة في الرسائل مثل يشرفني أن........ حيث يقع الدخول مباشرة في الموضوع كما لا تختتم بعبارات المجاملة أيضا.

إذا كانت المذكرة موجهة إلى سلطة عليا في الهرم التسلسلي كالوزير، فتوضع عبارة مذكرة، إلى العناية الخاصة للسيد الوزير.

ثالثـا : مجال استعمالهـا

إجمالا تستعمل المذكرة في الحالات التالية :

لإبلاغ التعليمات والأوامر الصادرة عن الرؤساء إلى المرؤوسين.

- عرض المسائل العادية قصد الحصول على التعليمات من الرؤساء.

- القيام بالدور الذي تقوم به الرسائل كوسيلة للاتصالات في جميع الحالات عندما يكون المرسل والمرسل إليه تابعين لنفس الإدارة.

وبخصوص التقديم تخضع المذكرة لنفس القواعد العامة المتبعة بالوثائق الإدارية الأخرى، مع بعض الخصائص التي تتميز بها.

- من حيث العنوان تكتب كلمة مذكرة متبوعة بذكر المرسل إليه مع صفته.

مثـال :

مذكرة

إلى السيد مدير الشؤون الإدارية والعامة

رابعا : مظهرها

تكتسي كما سبقت الإشارة إلى ذلك طابعا شخصيا إذا كان الموجه إليه مساعدا أو مرؤوسا، أو كان يعمل بمصلحة أخرى ولكنها تابعة لنفس إدارة المرسل إليه وكان مقصودا بالذات.

كما قد يكون المرسل إليه عدة أشخاص أو مصالح، وفي هاته الحالة يشار إليهم إما في أول المذكرة.

مثـال :

مذكــرة

إلى السادة رؤساء الأقسام والمصالح.................

أو في آخر المذكرة عن اليمين قبالة التوقيع، وهنا يكتب تحت كلمة مذكرة، موضوعها

مذكــرة

الموضوع :.........................

.........................

التوقيع

المرسل إليهم السادة :

................................

وفي حالة ما إذا كان المرسل إليه أكثر من واحد، يتعين إعداد نسخ من المذكرة الموجهة بقدر عدد المرسل إليهم، وإذا كانت النسخ غير كافية، فينبغي تمرير نسخة واحدة على الأشخاص الموجهة إليهم للتوقيع مقابل أسمائهم المكتوبة بآخر المذكرة أو في صفحة مستقلة للتأكد من إطلاعهم على محتواها، ثم الاحتفاظ بتلك النسخة الموقعة في المحفوظات.

خامسا : أنواعها ses sortes

· مذكرة إخبار

· مذكرة استفسار

· مذكرة تحليل

· مذكرة تقديم أو عرض

· مذكرة إدارية أو مصلحية

المذكـرة الإخباريــة La note D’information

أولا : تعريفهـا

يتعلق الأمر بوثيقة تحمل معلومات أو أخبارا جديدة، يعتقد المرسل بجدوى إبلاغها إلى المرسل إليه.

في هذا السياق تعتبر مذكرة الأخبار أهم وثيقة للاتصال بين الموظفين أو المصالح داخل الإدارة الواحدة، كالوزارة، المديرية، القسم ، المصلحة، العمالة، الجماعة، المؤسسة العمومية............ الخ، حيث تعوض الرسالة، لذا فهي وسيلة فعالة للاتصال الداخلي دون مراعاة أية قاعدة من ناحية الشكل أو التقديم، مع بعض التباين البسيط حسب الجهة المرسل إليها، وهكذا يمكن أن توجه من رئيس إلى مرؤوس أو من مرؤوس إلى رئيسه، أو من موظف لزميل مساو له في الدرجة، غير أنه غالبا ما توجه من سلطة دنيا إلى سلطة عليا أي من المرؤوس لرئيسه لإطلاعه على بعض المعلومات.

إن مذكرة الأخبار بهذا المفهوم تعتبر بسيطة في حد ذاتها، لا تكتسي أي مظهر خاص، ولا تشتمل على عبارات الاحترام، لكنها تتطلب الوضوح والدقة في تحريرها والتركيز في مضمونها.

يستعمل هذا النوع من المذكرات في معظم الأحيان لتعزيز ما ورد في رسالة أو وثيقة إدارية سابقة، حيث تتعرض للنقط الرئيسية مع تقديم شروح إضافية، أو دلائل لتدعيم وتبرير القرار الذي ورد في الرسالة أو الوثيقة.

تستخدم بكثرة لتبادل المعلومات وطلب الأجوبة، وتوضيح بعض النقط الغامضة عندما لاتفي المكالمة الهاتفية بالغرض المطلوب.

كما تستعملها بعض الإدارات والمؤسسات التي يغطي نشاطها مساحة عريضة ويهم فئات كثيرة من الناس، لتبليغ بعض أوجه نشاطها إلى أكبر عدد ممكن منهم، مثل الوكالات المستقلة لتوزيع الماء والكهرباء عندما تخبر العموم بانقطاع التيار الكهربائي أو صبيب الماء في أوقات معينة، وكذا الأمر بالنسبة للأملاك المخزنية ومصالح الجمارك ونظارات الأوقات لإحاطة العموم أو المعنيين بالأمر ببعض المعلومات والبيانات المرتبطة بنشاطاتها، والتي تهمهم مباشرة.

مذكـرة استفســار la note explicative

أولا : تعريفهـا

هي الوثيقة التي تعالج موضوعا سابقا، من أجل تتميمه أو إضافة معلومات جديدة ليس في الإمكان عرضها شفويا، حيث يكون المرسل مطالبا بتوضيحها بكامل الدقة وبصفة نهائية وتقديمها إلى الرئيس الذي يحدد على ضوء ما جاء فيها، الموقف الواجب اتخاذه بخصوص القضية التي تعرضها.

ومن خلال هذا التعريف تتضح الملامح الأساسية لمذكرة الاستفسار ومميزاتها الخاصة، وبصفة عامة يكون الغرض من إعدادها إعطاء تفسير أو توضيح حول قضية جارية أو جديدة، أو يتعلق بموقف أو عمل سابق.

ثانيـا : مجال استعمالهـا

في غالب الأحيان تعتبر تتميما لعناصر سابقة.

- تستند إلى مرجع سابق إما كتابي أو شفوي.

- توجه من رئيس أعلى إلى مرؤوس تابع له يستفسره عن واقعة معينة.

- يتوقف القرار المتخذ من طرف الرئيس على جواب المرؤوس.

وفي هذا السياق نسوق الأمثلة التالية عن هاته المذكرة :

- عند تكرار غياب موظف بدون مبرر عن عمله، يطلب منه رئيسه تقديم استفسار عن أسباب هذا التغيب.

- عند قيام موظف بعمل يتنافى والمهام التي يمارسها أو يمس بسمعة الإدارة التي ينتمي إليها، يطلب منه تقديم استفسار عن سلوكه هذا.

- عند تهاون موظف في القيام بعمله على الوجه المطلوب كعدم إنجازه بالمرة، أو تأخر إنجازه، يطلب منه تقديم استفسار عن سبب هذا التهاون........الخ.

المذكرة التحليلية أو التركيبيـة Note d’analyse ou de synthèse

أولا : تعريفهـا

هي وثيقة قصيرة ومركزة تلخص معلومات أو معطيات متفرقة موجودة بملف أو ملفات أو بوثائق مختلفة، بشكل مرتب ومنظم ومفهوم لصالح شخص أو مصلحة معينة.

من خلال هذا التعريف، تتضح ملامح المذكرة التركيبية أو التحليلية فيما يلي :

- دراسة لملف أو وثائق مختلفة.

- تلخيص وتجميع للمعلومات والمعطيات الموجودة بالملف أو الوثيقة.

- القيام بهذا العمل لمصلحة شخص، ولفائدته أو تقديمه لمصلحة معينة بناء على طلبها.

- تقديم مذكرة التحليل للجهة التي طلبتها وليس لغيرها.

ثانيا : تحريرها

تعكس مذكرة التحليل جهود وكفاءة ومقدرة المحرر الكفء، على دراسة الملفات والوثائق، واستغلالها بكيفية علمية ودقيقة للوصول إلى الحقائق الثابتة، وهنا تطرح نقطة أساسية وهي كيفية القيام بهذا العمل، مما لاشك فيه أن عملية التحليل والتركيب من الأعمال المعتادة، بل الأساسية داخل الإدارة حيث تناط مهمة القيام بها إلى أطر عليا تتوفر على التجربة والكفاءة، وغالبا ما تكون دواعي إنجاز هذا البحث مطلوبة بإلحاح استجابة لمتطلبات إدارية خصوصا بالنسبة للقضايا والمسائل الشائكة والمزمنة أو القانونية، كقضايا المنازعات إذ غالبا ما يكون اتخاذ القرار المناسب في الموضوع متوقف على معطيات وعناصر قد لا تكون بنات وقتها بل جذورها تغوص في الماضي البعيد، مما يستوجب الكشف عنها، ومعرفة مصدرها، لكن كيف يتم القيام بدراسة من هذا القبيل، الواقع أن تحليل أي وثيقة يتطلب، إتباع الخطوات التالية :

- القيام بعملية ترتيب وثائق الملف ترتيبا منهجيا وفق أنواع الترتيب المعروفة مثل الموضوع، أو التاريخ، أو الحروف..........الخ، حسب ما يتطلبه موضوع البحث.

- دراسة الوثائق المرتبة دراسة فاحصة سواء من حيث طبيعتها ومحتواها، أو تاريخ إصدارها والجهة التي صدرت عنها ثم تبويبها ليتم التعرف بكيفية مفصلة عن الملف موضوع الدراسة.

- ترتيب المعلومات المحصل عليها ترتيبا دقيقا ومنطقيا.

- تحديد الهدف المراد الوصول إليه من وراء هذه الدراسة.

- وضع منهجية للأفكار المراد التعبير عنها.

- أخيرا القيام بعملية التحرير.

وتجدر الإشارة إلى أن عملية التحليل والتركيب ليست عملية تلخيص لوثائق أو نصوص فقط، بل المسألة تتطلب صياغة وتنظيما محكمين، فعلى سبيل المثال، إذا كان الملف يحتوي على 8 وثائق فليس المطلوب هو أن يتم تحرير ثمان فقرات مستقلة، كل فقرة تعالج وثيقة من الوثائق الثمانية، بل الموضوع يتطلب صياغة الأفكار والمستنتجات التي تم التوصل إليها في فقرات متجانسة ومنظمة، تعطي للقارئ فكرة واضحة وجلية عن محتوى الملف كأنه عايش القضية من أولها إلى أخرها.

وهنا تبرز قدرة المحرر على التحليل والتركيب، لذا يتعين الإطلاع بتمعن على جميع محتويات الملف موضوع الدراسة والتنقيب عن الوثائق التي يحتوي عليها، وفي هذا الصدد لا بأس أن يختتم المذكرة بإبداء وجهة نظره على أن يكون رأيه كإضافة للمذكرة، وليس كفكرة أساسية من أفكارها، وهذا العمل الذي يقوم به المحرر هو بمثابة إعداد له لتحمل المسؤولية مستقبلا.

المذكرة الإدارية أو المصلحية

La note administrative

تعريفها

المذكرة الإدارية تستعملها المصالح الإدارية في الغالب كوسيلة للاتصالات الداخلية، تصدر عن سلطة إدارية عليا، تتضمن توجيهات أو تعليمات إلى المرؤوسين، قصد تنفيذ مقرر، أو تتعلق بتنظيم طرق تسيير مصلحة أو مرفق من المرافق.

=

الموضوع الأصلي : منهجيـة تحريـر المذكـرة // المصدر : منتديات ورقلة لكل الجزائريين والعرب // الكاتب: nirmin

بلغ الادارة عن محتوى مخالف من هنا ابلغون على الروابط التي لا تعمل من هنا

**manel** · 17/10/2012

منهجيـة تحريـر المذكـرة

جزاك الله كل خير ووفقك في أمور دينك ودنياك

الموضوع الأصلي : منهجيـة تحريـر المذكـرة // المصدر : منتديات ورقلة لكل الجزائريين والعرب // الكاتب: manel

بلغ الادارة عن محتوى مخالف من هنا ابلغون على الروابط التي لا تعمل من هنا

التوظيف و المسابقات	الخياطة والطرز	الطبخ والحلويات	أزياء حواء	الرقيــة الشرعية و الحجـــــامة	إالاسلامي العام
القرآن الكريم	الحياة الزوجية	التكوين عن بعد	حساب البريد والمواصلات ccp	برامـج الـكـمـبـيــوتــر	البحوث والمذكرات ومحاضرات
التخصصات الهندسية	الكتب الإلكترونية	المكتبة الإسلامية	الثّقافة العامّة	الوثائق الإدارية	تاريخ الجزائر و شخصيات

°ღ°╣●╠°ღ°.. منتديات أرقام الهواتف والعناوين والبريد الإلكتروني والوثائق الادارية ..°ღ°╣●╠°ღ°

منتدى الوثائق الإدارية

اختر منتداك من هنا

المواضيع المتشابهه

الــرد الســـريـع

آلردودآلسريعة :